Concetti chiave

Experience si basa su pochi concetti collegati tra loro. Se sai come si incastrano, capisci perché un orario è disponibile oppure no. Per i campi di ogni form, ogni sezione rimanda alla sua pagina di configurazione.

Il modello in una frase

I tavoli stanno in un'area. Un turno decide in quali giorni e orari le sue aree sono prenotabili. Un'experience è l'offerta che il cliente sceglie online, e vale nei turni a cui la colleghi.

Il cliente vede solo le experience. Aree, tavoli e turni sono il motore che calcola gli orari disponibili.

Aree

Un'area è una zona della sala, per esempio Sala interna, Terrazza o Dehors. Ogni tavolo appartiene a una sola area, e ogni turno dice in quali aree si può prenotare.

Ogni area ha due interruttori. Visibilità generale decide se l'area è utilizzabile; Visibilità online decide se riceve prenotazioni dalla pagina pubblica. Un'area Privata resta a disposizione dello staff ma non riceve mai prenotazioni online.

Un'area che ha avuto prenotazioni non si può eliminare: si archivia, così lo storico resta intatto. Quando la ripristini, controlla di nuovo la sua visibilità.

Tavoli

Il tavolo è ciò che il sistema assegna a una prenotazione. Oltre al nome contano due dati: le persone (da quante a quante) e la priorità.

Le persone fanno da filtro: un tavolo da 2 a 4 non viene mai proposto a un gruppo di 6. La priorità decide l'ordine quando più tavoli vanno bene.

Come il sistema sceglie il tavolo

L'assegnazione automatica sceglie il tavolo con il minor spreco, cioè con meno posti vuoti rispetto al gruppo. Tra due tavoli con lo stesso spreco vince quello con priorità più alta.

Combinazioni di tavoli

Una combinazione unisce due o più tavoli in un unico tavolo, per i gruppi che nessun tavolo da solo può accogliere.

Senza combinazioni una prenotazione più grande del tavolo più capiente non trova mai posto in automatico, anche se in sala accosteresti due tavoli senza pensarci. La richiesta finisce in Inbox e la gestisci a mano.

Turni

Un turno è un servizio ricorrente, come il pranzo o la cena. Definisce i giorni, gli orari prenotabili, la durata media della visita, la capienza e le aree aperte. Serve solo a te: il cliente sceglie un'experience, non un turno.

Il turno genera gli orari prenotabili: dall'ora di inizio all'ultimo orario prenotabile, a intervalli regolari. La durata media visita dice al sistema quando un tavolo torna libero, e quindi quali orari successivi può ancora offrire.

Per cambiare gli orari di un periodo, come ferie o festività, usi i turni speciali: nelle date indicate prendono il posto dei turni normali. Per un solo giorno basta un'eccezione: la imposti dal pulsante Eccezione in Agenda oppure dal pannello Gestisci prenotazioni online nella mappa della sala.

Experience

L'experience è l'offerta pubblica: il nome e la descrizione che il cliente legge quando prenota, per esempio Cena, Menu degustazione o Brunch della domenica.

Ogni experience si collega a uno o più turni e può restringerli. Con Personalizza orari, un pulsante che apre gli orari del turno, usi solo una parte degli orari del turno, con Durata Personalizzata cambi la durata della visita e con Aree limiti l'offerta ad alcune zone. Gli orari personalizzati restano sempre dentro quelli del turno.

Ecco come un solo turno serale regge due offerte diverse:

Accettazione automatica

Con l'accettazione automatica Experience conferma da solo le prenotazioni online e assegna il tavolo con la logica del minor spreco. Per usarla servono due interruttori accesi: Accetta automaticamente le prenotazioni in Impostazioni → Prenotazioni e Gestione automatica delle prenotazioni sul turno.

Quando la prenotazione non si può confermare da sola, non viene rifiutata: entra in Inbox e aspetta una tua decisione. Succede quando l'accettazione automatica è spenta, quando il gruppo è fuori dal minimo e dal massimo di persone del turno, quando nessun tavolo è adatto o quando il cliente è in blacklist. Se l'experience chiede una caparra, la prenotazione viene assegnata solo dopo che il cliente ha lasciato la carta.

Le regole slot avanzate ti permettono di cambiare il comportamento di un singolo orario senza toccare il resto del turno.

La pagina di prenotazione

La pagina di prenotazione è la pagina pubblica del ristorante, all'indirizzo https://experience.menumal.com/book- seguito dal nome utente del ristorante. Il cliente la apre dal browser, senza installare nulla. Il link diretto è la voce Pagina di prenotazione del menu laterale: condividilo sul sito, su Instagram, su Google o nel menu QR.

Il cliente segue sempre lo stesso percorso: