Concetti chiave

Menumal Experience si regge su cinque concetti collegati tra loro. Capire come si incastrano ti fa risparmiare tempo in configurazione e ti permette di prevedere il comportamento del sistema durante il servizio.

Questa pagina spiega il modello. Per i campi di ogni form, ogni sezione rimanda alla pagina di configurazione corrispondente.

Il modello in una frase

I tavoli vivono in un'area; un turno decide quando quei tavoli sono prenotabili; un'experience è ciò che il cliente sceglie online e si appoggia a uno o più turni.

Il cliente non incontra mai i primi tre: prenota un'experience. Tutto il resto è il motore che ne calcola la disponibilità.

1. Aree

Un'area è una zona fisica della sala: Sala interna, Terrazza, Giardino, Privé. Ogni tavolo appartiene a una sola area, e ogni turno dichiara in quali aree si può prenotare.

Ogni area ha due interruttori indipendenti. La visibilità generale decide se lo staff può usarla durante il servizio; la visibilità online decide se i clienti la vedono sul web. Un'area può quindi essere pienamente operativa per la sala e invisibile ai clienti.

Le aree con prenotazioni passate non si cancellano: si archiviano, così i dati storici restano intatti e puoi ripristinarle quando la stagione torna.

2. Tavoli

Il tavolo è l'unità su cui il sistema assegna le prenotazioni. Oltre al nome, i due dati che contano davvero sono la capienza minima e massima e la priorità.

La capienza filtra: un tavolo da 2 a 4 non viene mai proposto a un gruppo di 6. La priorità interviene quando più tavoli sono ugualmente adatti.

Come il sistema sceglie il tavolo

L'assegnazione automatica preferisce sempre il tavolo con il minor spreco, dove lo spreco è la differenza tra i posti del tavolo e le persone del gruppo. A parità di spreco, vince il tavolo con priorità più alta.

3. Combinazioni di tavoli

Una combinazione unisce due o più tavoli adiacenti in un unico tavolo logico, per accogliere gruppi che nessun singolo tavolo può ospitare.

Questo passaggio è quello che viene dimenticato più spesso, e ha una conseguenza precisa: senza combinazioni configurate, una prenotazione per 6 persone non trova mai posto in automatico, anche se in sala accosteresti due tavoli da 4 senza pensarci. La richiesta finisce in Inbox e la gestisci a mano.

4. Turni

Un turno è un periodo di servizio: definisce gli orari prenotabili, la durata media della visita, la capienza massima e le aree aperte. È interno al gestionale e il cliente non ne vede mai il nome.

Il turno genera gli slot: dal primo all'ultimo orario prenotabile, a intervalli regolari. La durata visita dice al sistema quando un tavolo tornerà libero, e quindi quali slot successivi può ancora offrire.

I turni speciali sovrascrivono il calendario ordinario per un intervallo di date: ferie, festività, eventi privati. Sono lo strumento giusto per chiudere una settimana di agosto senza toccare i turni ricorrenti.

Per una singola giornata esiste una scorciatoia migliore: l'eccezione, che modifica un turno solo per quel giorno e si imposta direttamente dalla mappa della sala o dall'agenda.

5. Experience

L'experience è l'offerta pubblica: il nome e la descrizione che il cliente legge e sceglie quando prenota. Cena, Menu degustazione, Aperitivo in terrazza, Brunch domenicale.

Ogni experience si collega a uno o più turni e può restringerne i parametri: orari più stretti, durata diversa, solo alcune aree. Non può invece allargarli - un'experience non rende prenotabile un orario che il turno non copre.

Questo è il meccanismo che risolve il caso dell'aperitivo:

Un turno solo, due offerte distinte per il cliente.

Accettazione automatica

Con la gestione automatica attiva sul turno, il sistema trova il tavolo ottimale, lo assegna e conferma la prenotazione senza che nessuno intervenga, usando la logica di spreco minimo e priorità descritta sopra.

Quando non trova posto, la prenotazione non viene rifiutata: entra in Inbox e aspetta una decisione umana. Le regole slot avanzate permettono di intervenire su un singolo orario - chiuderlo, limitarne i coperti, restringere la fascia gestita in automatico - senza toccare l'intero turno.

Pagina di prenotazione

La pagina di prenotazione è la pagina pubblica ospitata da Menumal, all'indirizzo https://experience.menumal.com/book-{username}. Il cliente la apre dal browser: nessuna app, nessuna installazione.

Il percorso che segue è sempre lo stesso: experience, numero di ospiti, data, orario disponibile, conferma con i propri dati.

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